Eine Reinigungsfirma zu beauftragen ist keine große Sache, solange man weiß, worauf man achten muss. Schwierig wird es meistens dann, wenn drei Angebote auf dem Tisch liegen, die unterschiedliche Summen nennen und nirgendwo steht, was genau dafür gemacht wird. Dieser Leitfaden geht die wichtigsten Punkte der Reihe nach durch. Er gilt für Bürogebäude genauso wie für Mehrfamilienhäuser oder eine Praxis.
Zuerst den eigenen Bedarf klären
Bevor Sie das erste Angebot einholen, sollten Sie selbst wissen, was Sie brauchen. Notieren Sie die Flächen: Wie groß ist die Bürofläche, wie viele Stockwerke hat das Treppenhaus, wie viele Sanitärräume gehören dazu? Halten Sie fest, wie oft gereinigt werden soll, ob täglich, mehrmals pro Woche oder in einem längeren Turnus. Denken Sie an die Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit brauchen: Teeküchen, Sanitäranlagen, Glasflächen, Eingangsbereiche mit viel Publikumsverkehr oder Räume mit Hygieneanforderungen. Sie müssen dafür keine Fachbegriffe kennen. Eine einfache Aufstellung in Ihren eigenen Worten reicht völlig und macht jedes spätere Gespräch kürzer.
Ein Leistungsverzeichnis verlangen
Das Leistungsverzeichnis ist das wichtigste Dokument der ganzen Zusammenarbeit. Darin steht, welche Tätigkeit in welchem Raum und in welchem Turnus erledigt wird: Böden feucht wischen, Sanitärbereiche reinigen und desinfizieren, Abfallbehälter leeren, Glastüren im Eingangsbereich abziehen. Erst dadurch werden Angebote vergleichbar. Ohne Leistungsverzeichnis vergleichen Sie zwei Zahlen, die vollkommen Unterschiedliches bedeuten können. Fragen Sie ausdrücklich auch danach, was nicht enthalten ist. Fensterreinigung, Grundreinigung und Winterdienst laufen meist in eigenen Turnussen und werden getrennt aufgeführt. Ein Betrieb, der Ihnen das nicht schriftlich geben will, ist der falsche.
Vor dem Angebot besichtigen lassen
Seriöse Anbieter kalkulieren nie ungesehen. Wer Ihnen am Telefon sofort eine feste Summe nennt, ohne Ihre Räume gesehen zu haben, rät. Bei der Besichtigung zeigt sich, was am Schreibtisch niemand wissen kann: welche Bodenbeläge verlegt sind, wie zugänglich die Fenster sind, wie stark die Flächen tatsächlich beansprucht werden, wo Technik oder Möbel den Ablauf bremsen. Eine Besichtigung sollte kostenlos und unverbindlich sein. Nutzen Sie den Termin auch für sich selbst: Sie sehen, wie jemand auftritt, ob zugehört wird und ob ehrlich gesagt wird, wenn eine Leistung in Ihrem Fall gar nicht nötig ist.
Versicherung und feste Ansprechpartner erfragen
Fragen Sie nach der Betriebshaftpflichtversicherung und lassen Sie sich den Nachweis zeigen. Wenn beim Reinigen etwas beschädigt wird, ist das der Unterschied zwischen einer Kleinigkeit und einem Ärgernis. Klären Sie außerdem, wie mit Schlüsseln oder Zugangschips umgegangen wird und ob die Übergabe dokumentiert wird. Genauso wichtig ist ein fester Ansprechpartner mit Namen und Durchwahl. Sie wollen im Fall der Fälle nicht in einer Warteschleife landen, sondern die Person erreichen, die Ihr Objekt kennt. Fragen Sie ruhig direkt: Wer kommt bei uns vorbei, wenn etwas nicht stimmt?
Vertretung bei Krankheit und Urlaub klären
Reinigung ist Handarbeit von Menschen, und Menschen werden krank oder fahren in den Urlaub. Genau daran scheitern viele Aufträge im Alltag. Fragen Sie deshalb vor der Vergabe, wie die Vertretung geregelt ist: Gibt es überhaupt eine, wird die Vertretung eingearbeitet, und wer informiert Sie, wenn ein Termin verschoben werden muss? Ein gut aufgestellter Betrieb hat darauf eine klare Antwort und muss nicht lange überlegen. Ein Ein-Personen-Angebot ohne Vertretungsregel kann günstig sein, bringt Ihnen aber wenig, wenn zwei Wochen lang niemand kommt.
Probephase und Kündigungsfristen fair regeln
Eine überschaubare Probephase ist für beide Seiten sinnvoll. Sie sehen, ob die Qualität stimmt, und der Betrieb merkt, ob der kalkulierte Aufwand zur Wirklichkeit passt. Schauen Sie sich die Vertragslaufzeit genau an. Lange Bindungen mit automatischer Verlängerung und weit im Voraus liegenden Kündigungsfristen sind ein Warnsignal. Fair ist ein Vertrag, aus dem beide Seiten in einer angemessenen Frist wieder herauskommen. Wer gute Arbeit leistet, braucht keine Knebelklausel, um Kundinnen und Kunden zu halten.
Den Preisvergleich richtig lesen
Das billigste Angebot rechnet oft schlicht mit zu wenig Zeit. Rechnen Sie deshalb nicht nur die Endsumme nach, sondern fragen Sie, wie viel Zeit pro Reinigungsgang eingeplant ist und wie viele Personen kommen. Wenn diese Zeit für die vereinbarten Leistungen offensichtlich nicht reicht, wird am Ende etwas liegen bleiben. Meist sind es die unauffälligen Dinge: Sockelleisten, Türgriffe, die Ecken hinter den Türen. Dazu kommt: Löhne, Sozialabgaben, Material und Versicherung kosten jeden Betrieb ungefähr dasselbe. Wenn ein Angebot deutlich darunter liegt, ist die Frage berechtigt, woran gespart wird.
Checkliste für Ihre Anfrage
- Flächen, Räume und gewünschten Turnus vorher notieren
- Besondere Bereiche wie Küche, Sanitär und Glasflächen benennen
- Schriftliches Angebot mit Leistungsverzeichnis verlangen
- Kostenlose Besichtigung vor dem Angebot vereinbaren
- Nachweis der Betriebshaftpflicht zeigen lassen
- Festen Ansprechpartner mit Namen und Telefonnummer erfragen
- Vertretung bei Krankheit und Urlaub klären
- Probephase, Laufzeit und Kündigungsfrist prüfen
Wenn Sie diese Punkte durchgehen, treffen Sie eine Entscheidung, die auch nach einem halben Jahr noch trägt. Sie möchten das Ganze für Ihr eigenes Objekt in Weil am Rhein oder im Landkreis Lörrach durchsprechen? Wir von GDE Gebäudereinigung besichtigen Ihre Räume kostenlos und unverbindlich und erstellen Ihnen danach ein schriftliches Angebot mit Leistungsverzeichnis. Melden Sie sich einfach über unser Kontaktformular, dann finden wir gemeinsam heraus, was bei Ihnen sinnvoll ist.
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